Odzyskiwanie należności od kontrahenta, który nie zapłacił faktury, zwykle obejmuje etap przedsądowy, postępowanie przed sądem, w przypadku dalszej bierności w zapłacie egzekucję komorniczą.
Szybkie podjęcie działań ogranicza ryzyko przedawnienia roszczenia i pogorszenia sytuacji majątkowej dłużnika. Poniżej opisujemy kolejne kroki windykacji w relacjach między przedsiębiorcami oraz różnice między dostępnymi trybami sądowymi.
Od czego zacząć, czyli etap przedsądowy
Windykację należności B2B najczęściej rozpoczyna się od wezwania do zapłaty. Wierzyciel wskazuje w nim podstawę należności, jej wysokość, należne odsetki i dodatkowy termin na zapłatę, po upływie którego skieruje sprawę na dalszy etap. Wezwanie może skłonić kontrahenta do dobrowolnego uregulowania długu, a także dokumentuje próbę pozasądowego rozwiązania sporu. W pozwie należy wskazać bowiem, czy strony podjęły taką próbę, a jeżeli jej nie podjęły, wyjaśnić tego przyczyny, co wynika z art. 187 §1 ust 3 Kodeksu Postępowania Cywilnego (dalej k.p.c.).
Jeżeli termin zapłaty nie został określony w umowie ani nie wynika z właściwości zobowiązania, zastosowanie może mieć art. 455 Kodeksu cywilnego (dalej k.c.). Zgodnie z tym przepisem świadczenie powinno zostać spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika. W transakcjach handlowych obowiązują jednak również przepisy szczególne. Gdy strony nie ustaliły terminu zapłaty, wierzycielowi mogą przysługiwać odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych po upływie 30 dni od wykonania jego świadczenia( np. doręczenia towaru lub wykonania usługi), bez konieczności osobnego wezwania.
Jeżeli należność wynika z transakcji handlowej objętej Ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, wierzyciel może dochodzić także rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Wynosi ona równowartość 40 euro, gdy wartość świadczenia nie przekracza 5000 zł, 70 euro, gdy jest wyższa niż 5000 zł, ale niższa niż 50 000 zł, albo 100 euro, gdy wynosi co najmniej 50 000 zł. Rekompensata przysługuje od transakcji handlowej, a nie automatycznie od każdej wystawionej faktury. Jeżeli płatność została zgodnie z umową podzielona na części, może przysługiwać od każdej niezapłaconej części.
Jak uzyskać nakaz zapłaty?
Jeżeli działania przedsądowe nie doprowadzą do zapłaty przez dłużnika wierzytelności objętej fakturą, wierzyciel może wnieść pozew. W sprawach o roszczenia pieniężne sąd może wydać nakaz zapłaty na posiedzeniu niejawnym. W zależności od dokumentów, rodzaju roszczenia i sposobu wniesienia pozwu sprawa może zostać rozpoznana w postępowaniu nakazowym, upominawczym albo elektronicznym postępowaniu upominawczym bądź też skierowana do rozpoznania w trybie zwyklym.
Postępowanie nakazowe, uregulowane w art. 484¹ i nast. Kodeksu postępowania cywilnego, wymaga wyraźnego wniosku powoda. Roszczenie musi być wykazane dokumentami wskazanymi w art. 485 k.p.c., na przykład zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem albo pisemnym oświadczeniem o uznaniu długu. W przypadku należności z transakcji handlowej podstawę wydania nakazu mogą stanowić także umowa, dowód wykonania świadczenia oraz dowód doręczenia faktury lub rachunku. Nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym od chwili wydania stanowi tytuł zabezpieczenia, co pozwala wierzycielowi zabezpieczyć majątek dłużnika jeszcze przed prawomocnym zakończeniem sprawy.
Postępowanie upominawcze jest uregulowane przede wszystkim w art. 480¹ i nast. oraz art. 499 k.p.c. Nie wymaga przedstawienia dokumentów kwalifikowanych właściwych dla postępowania nakazowego. Sąd nie wyda jednak nakazu, jeżeli roszczenie jest oczywiście bezzasadne, twierdzenia dotyczące faktów budzą wątpliwości albo zaspokojenie roszczenia zależy od świadczenia wzajemnego. Faktura wraz z dowodami wykonania umowy i doręczenia dokumentów może potwierdzać roszczenie, ale nie gwarantuje wydania nakazu ani wygrania sprawy, wówczas sąd skieruje sprawę do rozpoznania w trybie zwykłym.
Czym jest elektroniczne postępowanie upominawcze?
Elektroniczne postępowanie upominawcze, czyli EPU, prowadzi Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie, nazywany e-Sądem. Powód wnosi pozew przez system teleinformatyczny i wskazuje w nim dowody na poparcie roszczenia, jednak w tym trybie nie dołącza ich do pozwu. Po otrzymaniu nakazy zapłaty wydanego w WPU, pozwany może wnieść sprzeciw w formie elektronicznej bądź w formie tradycyjnej czyli bez korzystania z systemu elektronicznego.
W EPU można dochodzić roszczeń, które stały się wymagalne w okresie trzech lat przed wniesieniem pozwu. Nakaz nie może zostać wydany, jeżeli miałby zostać doręczony pozwanemu poza granicami Polski. EPU wiąże się z niższą opłatą początkową, ale nie zawsze będzie najszybszym rozwiązaniem. Gdy dłużnik zakwestionuje roszczenie albo występują problemy z jego adresem, postępowanie może zakończyć się umorzeniem bez merytorycznego rozstrzygnięcia sporu.
Po skutecznym wniesieniu sprzeciwu przez dłużnika nakaz zapłaty traci moc, a e-Sąd umarza postępowanie w zakresie w jakim nakaz zapłaty utracił moc. Sprawa nie jest wówczas automatycznie przekazywana do zwykłego sądu. Po umorzeniu postępowania w EPU, wierzyciel może wnieść nowy pozew już do sądu odpowiedniej właściwości miejscowej i rzeczowej. Jeżeli zrobi to w ciągu trzech miesięcy od wydania postanowienia o umorzeniu EPU, zachowane mogą zostać skutki prawne związane z datą wniesienia pierwszego pozwu, a uiszczona wcześniej opłata zostanie zaliczona na poczet opłaty od nowego pozwu.
Co się dzieje po wydaniu nakazu zapłaty?
Termin na zaskarżenie nakazu zależy od rodzaju postępowania i miejsca jego doręczenia. W postępowaniu upominawczym, w tym w EPU, pozwany, któremu nakaz doręczono w Polsce, ma dwa tygodnie na zapłatę albo wniesienie sprzeciwu. W zwykłym postępowaniu upominawczym termin wynosi miesiąc, gdy doręczenie następuje w innym państwie Unii Europejskiej, oraz trzy miesiące przy doręczeniu poza Unią Europejską.
W postępowaniu nakazowym pozwany ma dwa tygodnie na wniesienie zarzutów lub zapłatę wierzytelności objętej nakazem zapłaty. W przypadku doręczenia nakazu do innego państwa na terytorium Unii Europejskiej, termin ten wynosi miesiąc. Przy doręczeniu poza Unią Europejską termin wynosi trzy miesiące. Dokładne pouczenie o terminie i sposobie zaskarżenia znajduje się w doręczonym nakazie.
Jeżeli nakaz nie zostanie skutecznie zaskarżony, ma skutki prawomocnego wyroku. Po nadaniu klauzuli wykonalności może stać się podstawą egzekucji komorniczej. W zwykłym postępowaniu upominawczym wniesienie sprzeciwu powoduje utratę mocy nakazu w zaskarżonym zakresie, a sąd rozpoznaje sprawę dalej. Podobnie jest po wniesieniu zarzutów od nakazu wydanego w postępowaniu nakazowym. Sąd przeprowadza potrzebne dowody i może wyznaczyć rozprawę. Odmiennie przebiega EPU, w którym skuteczny sprzeciw prowadzi do umorzenia postępowania i konieczne jest złożenie kolejnego pozwu tym razem w sądzie tradycyjnym.
Jak przebiega egzekucja komornicza?
Prawomocny nakaz zapłaty albo wyrok zaopatrzony w klauzulę wykonalności stanowi tytuł wykonawczy. Na jego podstawie wierzyciel może złożyć wniosek o wszczęcie egzekucji komorniczej. We wniosku wskazuje świadczenie podlegające egzekucji i dołącza tytuł wykonawczy, chyba że korzysta z tytułu dostępnego w systemie teleinformatycznym.
Wniosek o wszczęcie egzekucji umożliwia zastosowanie dopuszczalnych sposobów egzekucji, z wyjątkiem egzekucji z nieruchomości. Skierowanie egzekucji do nieruchomości wymaga wyraźnego wniosku wierzyciela. W zależności od formy prawnej dłużnika i posiadanego przez niego majątku egzekucja może objąć rachunki bankowe, wierzytelności wobec jego klientów, ruchomości, nieruchomości albo wynagrodzenie za pracę.
Jeżeli wierzyciel nie zna majątku dłużnika, komornik może ustalać go w zakresie przewidzianym przez przepisy oraz wezwać dłużnika do złożenia wykazu majątku. Skuteczność egzekucji zależy przede wszystkim od tego, czy dłużnik posiada majątek, z którego można przeprowadzić egzekucję, oraz czy składniki tego majątku nie są wcześniej obciążone albo zajęte przez innych wierzycieli.
Kiedy można zabezpieczyć roszczenie?
Jeżeli istnieje ryzyko, że wykonanie przyszłego orzeczenia będzie niemożliwe albo poważnie utrudnione, wierzyciel może złożyć wniosek o zabezpieczenie roszczenia. Może to zrobić przed wniesieniem pozwu, w treści pozwu bądź już w trakcie postępowania sądowego.
Uzyskanie zabezpieczenia wymaga co do zasady uprawdopodobnienia roszczenia oraz interesu prawnego. Samo twierdzenie, że dłużnik może wyzbyć się majątku, nie zawsze będzie wystarczające. Konieczne jest przedstawienie okoliczności wskazujących na realne zagrożenie dla wykonania przyszłego orzeczenia.
Zabezpieczenie może polegać między innymi na zajęciu rachunku bankowego, wierzytelności lub ruchomości dłużnika albo na ustanowieniu hipoteki przymusowej. Nie prowadzi ono jeszcze do ostatecznego zaspokojenia wierzyciela, ale może zachować majątek, z którego egzekucja zostanie przeprowadzona po zakończeniu sprawy.
Dlaczego kolejność i czas mają znaczenie?
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po trzech latach. Termin przedawnienia zwykle kończy się ostatniego dnia roku kalendarzowego. Przepisy szczególne mogą jednak przewidywać inne terminy. Przykładowo roszczenia sprzedawcy z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa przedawniają się co do zasady po dwóch latach.
Dokładny termin przedawnienia zależy od rodzaju umowy, charakteru roszczenia i dnia jego wymagalności. Samo wysłanie wezwania do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Do przerwania może dojść między innymi przez wniesienie pozwu, podjęcie czynności bezpośrednio zmierzającej do zabezpieczenia albo egzekucji roszczenia lub przez uznanie roszczenia przez dłużnika.
Brak działania zwiększa ryzyko przedawnienia oraz pogorszenia sytuacji majątkowej kontrahenta. Dlatego przed rozpoczęciem windykacji trzeba sprawdzić termin wymagalności, właściwy okres przedawnienia, dostępne dowody i aktualną sytuację dłużnika.
Podsumowanie
Windykacja należności B2B zwykle rozpoczyna się od wezwania do zapłaty, a następnie może objąć postępowanie nakazowe, upominawcze albo EPU. Wybór trybu zależy od dokumentów, charakteru roszczenia, przewidywanej reakcji dłużnika i możliwości skutecznego doręczenia nakazu. Nie każda sprawa zakończy się jednak nakazem zapłaty. Sąd wyda go tylko wtedy, gdy spełnione są przesłanki właściwe dla danego postępowania.
Jeżeli wierzyciel uzyska prawomocny nakaz zapłaty albo wyrok i klauzulę wykonalności, może skierować sprawę do komornika. Wcześniej może również wystąpić o zabezpieczenie roszczenia, jeżeli wykaże, że brak zabezpieczenia utrudni wykonanie przyszłego orzeczenia.
Największe znaczenie mają kompletne dokumenty, prawidłowe ustalenie terminu przedawnienia i dobór postępowania do konkretnej sprawy. Samo wezwanie do zapłaty nie przerywa przedawnienia, a niższa opłata w EPU nie oznacza, że będzie ono najlepszym rozwiązaniem w każdym sporze.